Biura na wynajem Wrocław

Biuro to wizytówka firmy, dlatego też jego wystrój powinien służyć budowaniu zaufania do firmy, prestiżu oraz, ogólnie, dobrego wrażenia. Powinien też optymalizować  praktyczne, funkcjonalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni. Na wyposażenie biur składają się różnego rodzaju meble ogólnego użytku, takie jak: biurka, drewniane lub oszklone szafki, regały, stoliki, wieszaki itd. W tej dziedzinie wyróżniamy szereg podkategorii: meble pracownicze, meble gabinetowe, szafy i różnego rodzaju kontenery, stoły konferencyjne itp.

Do wyposażenia bardziej specjalistycznego należą certyfikowane sejfy gabinetowe, metalowe regały (do przechowywania ważnych akt i dokumentów), biurka typu call-center  w zabudowie plastrowej lub szeregowej.  Wyżej wymienione sprzęty mają służyć temu, by miejsce pracy było w jak najwyższym stopniu użyteczne, rozplanowane w sposób przejrzysty i logiczny. Bardzo przydatne są składane meble, ścianki działowe lub łatwe do przenoszenia przepierzenia. Wyposażenie biur to również drobne sprzęty i specjalne urządzenia niezbędne, m.in. w kuchni, jadalni, poczekalni itp.,  to apteczki pierwszej pomocy, gaśnice,  stojaki do prezentacji, czy różnego rodzaju akcesoria biurowe (niszczarki dokumentów, maty, wentylatory, wózki biurowe).

Jednym zdaniem: wyposażenie biura to czynność czasochłonna, ale niezbędna dla wysokiego, przekładającego się na wysokie wyniki komfortu pracy i profesjonalnej, budzącej zaufanie obsługi klienta.

Wpisanie firmy do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym to nie koniec przygód z biurokracją.  Dane o firmie powinny być nieustannie aktualizowane. Wszystko po to, by odzwierciedlały one każdą zmianę, łącznie z tą o rejestracji firmy pod nowym adresem. Należy zaznaczyć, że zmiany powinny być odnotowywane na bieżąco,  z informacją o nich nie warto czekać na ostatnią chwilę.

Organ ewidencyjny (wójt, burmistrz, prezydent miasta) powinien zostać poinformowany w ciągu 14 dni od ich zaistnienia. Zmiana siedziby spółki wymaga odnotowania tego faktu w rejestrze przedsiębiorców. Podatnicy i płatnicy zobowiązani są do aktualizowania danych zawartych w zgłoszeniu identyfikacyjnym, zgłaszając zmiany do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Każda modyfikacja danych płatnika wymaga powtórnego złożenia przez podatnika właściwego formularza razem z informacjami o zmianach.

Dodatkowa uwaga: Należy złożyć formularz ZUS ZAA w przypadku zmiany (lub korekty) adresu prowadzenia działalności gospodarczej. Podsumowując informacje zawarte powyżej, o zmianach adresu przedsiębiorstwa najlepiej informować organ ewidencyjny oraz ZUS tak szybko, jak to możliwie.

Gdy wybieramy lokal pod wynajem, musimy wziąć pod uwagę następujące rzeczy:

• Rodzaj prowadzonej działalności (działalność usługowa, biuro handlowe), co wpływa na rodzaj budynku, niezbędne udogodnienia i ogólny standard biura.
• Właściwy wybór lokalizacji (niektóre działalności powinny być zlokalizowane w centrum miasta tak, by klientowi łatwiej było dotrzeć do naszej firmy), łatwość dojazdu i rozpoznawalność adresu
• Lokal to wizytówka firmy, powinien przyczyniać się do budowy zaufania u klientów, jak też wspomagać jakość i komfort pracy pracowników firmy. Warto zastanowić się nad tym, jaki wizerunek firmy chcemy stworzyć, na jakie cechy obsługi czy wartości pracy będziemy kłaść szczególny nacisk.
• Marketingowy adres firmy. Dobra lokalizacja ułatwia prowadzenie zabiegów reklamowych, przyczynia się do rozpoznawalności. Widoczne logo to darmowa reklama.
• Koszty, jakie możemy ponieść  na wynajmowania biura. Media, eksploatacja, Internet, parkingi)
• Sąsiedztwo. Czy w pobliżu firmy mieszkają jej potencjalni klienci
• Rodzaj powierzchni użytkowej, jakiej potrzebujemy (Open Space – do zaaranżowania we własnym zakresie; przygotowane – do zasiedlenia od zaraz; specjalistyczne – przygotowane do zamówienie)
• Metraż. Czy z góry określony, czy też możliwość powiększania/zmniejszania powierzchni w zależności od sytuacji firmy
• Udogodnienia (Klimatyzacja, ochrona mienia, osób, utrzymanie porządku)
• Rodzaj budynku  – czy jest dostosowany do potrzeb i wizerunku naszej firmy (biuro w budynku mieszkalnym, dom jednorodzinny, biurowiec klasy A, B lub C)
• Warunki prawne wynajmu (czas oznaczony, nieoznaczony). Czy będziemy musieli wpłacić kaucję, czy wynajmujący będzie partycypować w ewentualnych naprawach i  remontach

Cena wynajmu biur we Wrocławiu zasadniczo oscyluje wokół kwoty 65 zł/m² + opłaty licznikowe. Ceny różnią się w zależności od miejsca (usytuowanie względem centrum i węzłów komunikacyjnych, ilość pięter, widoczność z ulicy), przeznaczenia biura (gastronomia, usługi finansowe, bankowość, administracyjna siedziba firmy), standardu wykończenia wnętrza (takie elementy, jak:  klimatyzacja, podwieszane sufity) oraz sposobu naliczania opłat (często podawane są ceny netto,  podczas, gdy VAT,  opłaty eksploatacyjne występują oddzielnie).

Tak więc poczynając od ceny 36 zł za metr kwadratowy (+opłaty licznikowe) w mniej atrakcyjnej okolicy, przechodząc przez 70 zł za metr kwadratowy w kamienicy w okolicach Starego Miasta, poziom cen może osiągać 90 zł/m² (+opłaty eksploatacyjne) w nowopowstającym nowoczesnym wieżowcu przy często uczęszczanej ulicy. Dodatkowo opłaty są modelowane przez takie czynniki, jak: monitoring, dozór, zabezpieczenie alarmem,  rodzaj ogrzewania itp.

Bardzo często znaleźć można oferty wynajmu biur w dopiero powstających budynkach, tu konieczny jest kontakt z pośrednikiem w sprawie konkretnego terminu ukończenia inwestycji oraz możliwości modyfikacji/negocjacji cen wynajmu.

Wynajem powierzchni biurowych niesie ze sobą wiele korzyści w porównaniu do zakupu. Składają się na nie następujące elementy:

Podniesienie poziomu mobilności:  Podpisanie umowy o wynajem jest dużo łatwiejsze i mniej obciążające prawnie niż kupno nowej powierzchni. Co więcej, ewentualne przeniesienie siedziby firmy nie sprawia wielu problemów,  wymaga tylko zmiany lub rozwiązania umowy.

Przewidywalność i bezpieczeństwo: Umowa może zostać podpisana na dowolny okres, dzięki czemu mamy pewność korzystania z siedziby przez jasno określony, dostosowany do naszych potrzeb czas.

Intensyfikacja rozwoju: środki oszczędzone na zakupie powierzchni można przeznaczyć na bieżące potrzeby i cele firmy. Inwestujemy we wzrost konkurencyjności i umocnienie pozycji naszego przedsiębiorstwa na rynku.

Większa rozpoznawalność: Wynajem biura w prestiżowej dzielnicy to zarazem świetna inwestycja w reklamę firmy. Lokalizacja i standard biura są uznawane za bardzo ważne wizytówki przedsiębiorstwa, to tutaj klient styka się z profesjonalizmem i solidnością świadczonych usług.

Dowolny metraż: Sami wybieramy, jaką powierzchnię powinno mieć nasze biuro, możliwe jest też powiększanie lub zmniejszanie metrażu w zależności od sytuacji firmy na rynku.

Lokal biurowy to zespół pomieszczeń służący do wykorzystania  pod kątem czynności administracyjno biurowych. Inaczej: Lokal użytkowy to część budynku zawierającą jedno pomieszczenie lub ich zespół, wydzieloną stałymi przegrodami budowlanymi, albo cały budynek, nie będący mieszkaniem, pomieszczeniem technicznym czy gospodarczym. (Dz.U. 2002 nr 75, poz. 690).  Na rodzaje pomieszczeń biurowych składają się między innymi:

1. pomieszczenia do wykonywania podstawowych zadań administracyjno-biurowych;

1. pomieszczenia pomocnicze:

a)      pomieszczenia gospodarcze (np. recepcje, magazyny),

b)      higieniczno-sanitarne,

c)       komunikacyjne (windy),

d)      socjalno-kulturalne

e)      oraz pomieszczenia na różnego rodzaju urządzenia (np. klimatyzację).

W pomieszczeniach biurowych  przeciętna powierzchnia powinna wynosić 4 m² na jednego pracownika, w salach konferencyjnych 0,5 m², w poczekalniach zbiorowych 1 m² na osobę, zaś dla pracowników samodzielnych powinno się wydzielić od 8 do 10 m². Komórki specjalne (np. hala maszyn, kuchnia, drukarnia)  powinny być usytuowane w taki sposób, by  nie utrudniały funkcjonowania innych komórek organizacji, ale – w miarę możliwości – by komunikacja między nimi odbywała się sprawnie. Komórki o dużym nasileniu interesantów powinny znajdować się na parterze lub w pobliżu wind.  Wyróżniamy cztery systemy rozplanowania pomieszczeń biurowych: korytarzowy, halowy, rotundowy, mieszany. W samych pomieszczeniach meble powinny być rozstawione w sposób racjonalny, dostosowany do potrzeb pracownika i ułatwiający wykonywanie pracy.

Bardzo ważna jest kwestia kolorystyki i oświetlenia wnętrza. Przy oświetleniu dziennym promienie słoneczne nie powinny obejmować całego stanowiska pracy tak, by nie oślepiały pracownika, w przypadku oświetlenia sztucznego należy unikać jaskrawego światła padającego wprost na twarz osoby pracującej. Istotnym elementem jest kolorystyka – w wystroju biura powinny dominować kolory pastelowe, ciepłe. Optymalną temperaturą dla pracy jest 20^o Celsjusza. Bardzo ważne jest regularne oczyszczanie instalacji klimatyzacyjnych.

Mieszkanie zgodnie z definicją (Dz. U. Nr 75 poz. 690 z późn. zm.) to zespół pomieszczeń mieszkalnych i pomocniczych, mający odrębne wejście, wydzielony stałymi przegrodami budowlanymi, umożliwiający stały pobyt ludzi i prowadzenie samodzielnego gospodarstwa domowego. Wyróżniamy następujące rodzaje mieszkań:

1. Spółdzielcze (własność spółdzielni mieszkaniowej, oddane do użytkowania dla członków spółdzielni; lokator nie ma prawa go darować, zastawić ani sprzedać, nie może go wynajmować bez zgody zarządu spółdzielni)
2. Komunalne (są to mieszkania budowane z budżetu gminy, mające przeznaczenie socjalne i interwencyjne – przydzielane osobom żyjącym w ubóstwie, wielodzietnym rodzinom, podstawowe kryterium brane pod uwagę w procesie przydzielania mieszkań to dochód na osobę)
3. 3. Przeznaczone na sprzedaż lub wynajem
4. Społeczno-czynszowe (wznoszone przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego ze środków Krajowego Funduszu Mieszkaniowego). W założeniu przeznaczone dla tych, których dochody nie pozwalają na wykupienie prawa własnościowego lokalu, w praktyce z oferty tej są w stanie korzystać osoby o średnich dochodach.
5. 5. Indywidualne
6. 6. Zakładowe (ich właścicielami są zakłady pracy, za ich zgodą można takie mieszkanie wykupić na własność; stanowią one znikomy procent na rynku mieszkaniowym)

Na cenę wynajmu mieszkania składa się wiele czynników, na niektóre my -jako wynajmujący- mamy wpływ, inne mają charakter obiektywny. Zacznijmy od tych drugich:

1. Charakter obiektywny na pewno ma ogólny popyt na mieszkania. Mechanizm działa bardzo prosto: im więcej chętnych do wynajmu mieszkań, tym wyższe ceny.
2. Podaż, czyli ile obecnie jest mieszkań do wynajmu na rynku. Jeżeli dużo, konkurencja między wynajmującymi rośnie, w efekcie czego ceny spadają. Gorzej, gdy mieszkań jest mało, a potencjalnych klientów, chcących wynająć mieszkanie, dużo – wtedy będziemy mieć do czynienia z dość wyśrubowanymi cenami.
3. Koniunktura ekonomiczna. Wraz z bogaceniem się klientów, ceny wynajmu będą rosnąć, w przypadku długotrwałego kryzysu ekonomicznego, ceny będą utrzymywać się na stałym poziomie lub, jak to miało ostatnio miejsce w Polsce, zaczną spadać.

Charakter subiektywn:

1. Długość okresu, na jaki podpisujemy umowę najmu. Możemy zakładać, że wraz z podpisywaniem umowy na dłuższy okres, możemy liczyć na upusty. Zarazem musimy omówić ewentualne podwyżki, jakie wynajmujący może narzucić najemcy.
2. Wielkość  wynajmowanego pomieszczenia. Oczywiście, im większy metraż, tym wyższa cena, warto jednak sprawdzić, czy opłata za metr kwadratowy w mieszkaniu o powierzchni 100 m² nie będzie niższa niż analogiczna opłata w mieszkaniu o powierzchni 30 m². Wszystko to za sprawą zniżek i upustów, jakimi kuszą klientów wynajmujący. Warto też spróbować negocjacji ceny.
3. Standard mieszkania (rodzaj ogrzewania, dozór itd.), okolica (dystans do centrum miasta) i cel, w jakim chcemy użytkować pomieszczenie (czy będzie to lokal o charakterze mieszkaniowym, usługowym, handlowym lub mieszanym)

Lokalizacja to jeden z ważniejszych czynników przesądzających o atrakcyjności naszej siedziby. Wybór najbardziej dla nas optymalnej lokalizacji wymaga głębszego zastanowienia, bowiem ta właśnie decyzja może zaważyć o sukcesie (lub też porażce) naszej firmy. Oto kilka pytań, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć przy wybieraniu adresu firmy:

1. Jaką działalność chcemy prowadzić w lokalu. Jeżeli jest to działalność usługowa dla tzw. „klienta zewnętrznego”, to niekoniecznie musi być to lokal na parterze, równie dobrze może on się znajdować wyższych piętrach, co automatycznie przekłada się na niższe koszty. Jeżeli prowadzimy działalność biura handlowego, to lokal powinien być usytuowany na parterze, najlepiej „od frontu”, tak, by klient wchodząc od budynku, bez problemu mógł trafić do naszego biura.
2. Lokalizacja na planie miasta. Niektóre biura muszą być w centrum miasta (szczególnie te, do których klient wchodzi „z ulicy”, w związku z czym, musi to być punkt dla niego wygodny i dostępny ), w innych przypadkach – np. gdy to my będziemy dojeżdżać do klienta – niekoniecznie.
3. Zadaniem lokalizacji jest również reklamowanie firmy. Adres przedsiębiorstwa ma pomagać w budowie jego wizerunku, prestiżu i rozpoznawalności. Warto się zastanowić, jak konkretna lokalizacja będzie nam w tym pomagać.

Poniżej zamieszczamy kilka przydatnych informacji. Przeczytaj je, zanim podpiszesz umowę o wynajem.

1. Upewnij się, czy firma pośrednicząca w wynajmie biur  jest godna zaufania i czy ma ugruntowaną pozycję na rynku
2. Nie wahaj się poświęcić czasu na dokładną analizę ogłoszeń, a zwłaszcza:

a)      Ceny – czy obejmuje ona VAT, opłaty dodatkowe (media, ogrzewanie), czy jest to kwota w złotówkach, czy – co się nieraz zdarza – w euro. Warto też spytać wynajmującego, czy wymaga wpłacenia kaucji.

b)      Porównuj opis pomieszczenia w ogłoszeniu ze stanem faktycznym. Sprawdź, czy, na przykład, dany lokal faktycznie znajduje się przy atrakcyjnej, często uczęszczanej ulicy i czy rzeczywiście spełnia warunki, jakimi się kierowałeś przy jego wyborze w katalogu.

c)       Zwróć uwagę, czy budynek, w którym chcesz wynająć pomieszczenie, nie jest w trakcie remontu lub budowy. Często oferuje się wynajem biur w dopiero wznoszonych biurowcach. Jeśli decydujesz się na taką ofertę, upewnij się co do konkretnej daty ukończenia budowy i oddania lokalu do użytku

1. Dokładnie czytaj umowę wynajmu. Nie bój się pytać, uściślać znaczenia poszczególnych terminów czy zwrotów. W razie większej ilości pytań warto wcześniej skonsultować się z prawnikiem lub radcą prawnym.